공문 작성법, 처음이라면 ‘두문·본문·결문’ 3구간부터 잡으세요

공문을 처음 작성할 때 알아야 할 두문·본문·결문 구조부터 수신, 제목, 붙임, 끝 표시와 실제 작성 순서까지 공식 기준을 바탕으로 정리합니다.

공문은 문장보다 먼저, 두문·본문·결문 3구간을 잡으면 훨씬 쉬워집니다.

처음 공문을 쓰는 사람은 내용부터 적기 쉽지만, 행정기관 공문서에는 먼저 잡아야 할 공식 구조가 있습니다. 2026년 9월 현재 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」과 같은 규정 시행규칙을 기준으로 보면, 일반 기안문은 두문·본문·결문으로 구성됩니다. 이 틀을 먼저 이해하면 수신, 제목, 붙임, ‘끝’ 표시가 어디에 들어가는지도 자연스럽게 정리됩니다.

먼저 3구간을 잡습니다

공문의 기본 틀은 어렵게 외울 필요가 없습니다. 두문은 ‘누가 누구에게 보내는 문서인지’, 본문은 ‘무슨 내용을 전달하는지’, 결문은 ‘누가 책임지고 시행하는 문서인지’를 보여주는 영역입니다.

행정기관의 일반 기안문은 두문·본문·결문으로 나뉩니다. 두문에는 행정기관명과 수신란이, 본문에는 제목·내용·붙임이, 결문에는 발신 명의와 결재·등록·연락 관련 정보가 들어갑니다. 처음 작성한다면 이 세 구간의 역할부터 잡는 것이 가장 빠릅니다.

1. 두문: 누가 누구에게 보내는가

두문은 행정기관명과 수신란으로 구성됩니다. 내부결재 문서라면 수신란에 ‘내부결재’를 표시하고, 외부 수신자가 있다면 수신자명을 적습니다. 수신자가 여러 명인 경우에는 공식 기준에 따라 ‘수신자 참조’를 사용할 수 있습니다.

실무에서 가장 먼저 확인할 것은 받는 곳의 정확한 명칭입니다. 기관명만 대충 적기보다 실제 수신 주체와 담당 부서를 확인해야 문서가 엉뚱한 곳으로 가지 않습니다.

2. 본문: 제목부터 붙임·끝까지

본문은 제목·내용·붙임으로 구성됩니다. 붙임은 실제 첨부물이 있을 때만 적습니다. 제목은 받는 사람이 문서를 열기 전에 목적을 알 수 있을 정도로 구체적으로 쓰고, 내용은 핵심 목적과 요청·안내 사항이 빠르게 보이도록 구성하는 것이 좋습니다.

공식 기준은 문서 내용을 간결하고 명확하게 표현하고, 일반화되지 않은 약어와 전문용어의 사용을 피하도록 정하고 있습니다. 숫자는 특별한 사유가 없으면 아라비아 숫자를 사용하며, 날짜는 예를 들어 ‘2026. 9. 18.’처럼 연·월·일 대신 온점을 찍어 표시합니다. 시간은 24시각제로 ‘14:00’처럼 씁니다.

내용을 여러 항목으로 나눌 때는 1., 가., 1), 가), (1), (가), ①, ㉮ 순으로 구분할 수 있습니다. 첨부물이 있다면 본문 내용 다음 줄에 ‘붙임’을 표시하고 첨부물 명칭과 수량을 적습니다. 본문의 마지막에는 규정에 따른 ‘끝’ 표시도 확인해야 합니다.

3. 결문: 보내는 주체와 처리정보

결문은 단순한 꼬리말이 아닙니다. 공식 기안문 기준에서는 발신 명의, 기안자·검토자·협조자·결재권자의 직위 또는 직급과 서명, 생산·접수 등록정보와 시행·접수일, 기관의 주소·홈페이지·전화번호 등 처리정보가 포함됩니다.

전자결재 시스템에서는 기관별 시스템 서식에 따라 일부 항목의 배치나 입력 방식이 달라질 수 있습니다. 작성자는 문장만 완성하는 데 그치지 말고 수신자, 발신 명의, 공개 구분, 연락처 등 문서 전체의 처리정보가 맞는지 마지막에 확인해야 합니다.

처음 작성할 때는 이 순서가 빠릅니다

실제 작성 순서는 공식 구조를 그대로 따라가기보다 작업하기 쉬운 흐름으로 잡으면 됩니다. 먼저 수신자를 확정하고, 제목으로 문서 목적을 한 문장에 고정합니다. 다음으로 ‘왜 보내는지 → 무엇을 요청하거나 알리는지 → 상대가 무엇을 해야 하는지’ 순서로 내용을 씁니다.

그다음 붙임의 유무와 수량을 확인하고 ‘끝’ 표시를 점검합니다. 마지막으로 발신 명의와 결재·등록·연락 정보를 확인하면 됩니다. 즉, 수신자 → 제목 → 목적과 내용 → 붙임 → 끝 → 결문 정보 순으로 점검하면 초안에서 빠뜨리는 항목을 줄일 수 있습니다.

구조 이해용 예시

아래는 공식 서식을 복제한 것이 아니라 구조를 이해하기 위한 가상 예시입니다. 기관명, 날짜, 장소, 대상은 모두 예시입니다.

가온시청
수신 새봄교육원장(운영담당자)
제목 2026년 문서작성 교육 참석 협조 요청

1. 귀 기관의 협조에 감사드립니다.
2. 우리 시에서 실시하는 문서작성 교육과 관련하여 다음과 같이 참석 협조를 요청드립니다.
  가. 일시: 2026. 9. 18. 14:00
  나. 장소: 가온시청 교육실
  다. 대상: 문서작성 담당자 1명

붙임 교육 안내 1부. 끝

이 예시에서 중요한 것은 문구 자체가 아니라 수신 → 제목 → 내용 → 붙임 → 끝으로 이어지는 위치 관계입니다. 실제 발송 문서는 해당 기관의 전자결재 서식과 내부 규정을 우선해야 합니다.

자주 틀리는 부분

첫째, 제목을 ‘협조 요청’처럼 너무 넓게 쓰면 수신자가 내용을 바로 파악하기 어렵습니다. ‘2026년 문서작성 교육 참석 협조 요청’처럼 목적이 드러나게 쓰는 편이 낫습니다.

둘째, 첨부파일은 넣었는데 본문에 붙임 명칭과 수량을 빠뜨리는 경우가 있습니다. 셋째, 본문을 길게 썼지만 마지막 ‘끝’ 표시를 놓치기도 합니다. 넷째, 인터넷에서 본 행정기관 공문 형식을 회사나 단체의 절대 규칙처럼 적용하는 것도 주의해야 합니다. 행정기관의 공식 기준과 민간 조직의 실무 관행은 구분해서 보는 것이 정확합니다.

보내기 전 공식 기준을 한 번 더 확인합니다

행정기관 공문서를 작성한다면 현재 시행 중인 「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정」과 같은 규정 시행규칙을 먼저 확인하는 것이 가장 정확합니다. 특히 수신 표시, 붙임, ‘끝’, 결문 항목은 시행규칙 제4조에서 구체적으로 확인할 수 있습니다.