공문서 붙임 작성법, 첨부파일과 ‘끝.’ 표시는 어디에 써야 할까

공문서에 첨부물이 있을 때 붙임의 위치와 표기법, 첨부물이 여러 개인 경우의 번호 매기기, ‘끝.’ 표시 위치를 공식 기준과 예시로 정리합니다.

첨부파일이 있다면 본문 내용 다음 줄에 ‘붙임’을 적고, ‘끝.’은 마지막 붙임 항목 뒤에 둡니다.

공문에서 자주 헷갈리는 부분이 첨부파일과 ‘붙임’, 그리고 ‘끝.’의 위치입니다. 행정기관 기안문 기준에서 붙임은 본문의 구성요소이며, 실제로 다른 서식이나 문서가 첨부될 때 본문 내용 다음 줄에 첨부물의 명칭과 수량을 표시합니다.

첨부파일이 있으면 본문 다음 줄에 ‘붙임’을 씁니다

「행정업무의 운영 및 혁신에 관한 규정 시행규칙」 제4조는 다른 서식이나 문서를 첨부하는 경우 본문 내용이 끝난 줄 다음에 ‘붙임’을 표시하고, 첨부물의 명칭과 수량을 쓰도록 정하고 있습니다. 따라서 전자문서 시스템에서 파일만 첨부하고 본문에는 아무 표시도 하지 않는 방식과는 구분해서 봐야 합니다.

공식 공문 본문에서는 규정의 표현에 맞춰 ‘붙임’을 사용합니다. ‘첨부파일’은 전자결재나 메일 화면에서 흔히 쓰는 말이지만, 문서 본문에서 첨부물을 표시하는 항목명은 ‘붙임’입니다.

붙임  행사 운영계획 1부.  끝.

붙임이 여러 개라면 번호를 나눕니다

첨부물이 두 가지 이상이면 각각을 항목으로 구분합니다. 독자가 파일 목록과 문서 본문의 붙임 목록을 바로 대조할 수 있도록 실제 첨부 순서와 명칭, 수량을 맞추는 것이 중요합니다.

붙임  1. 행사 운영계획 1부.
      2. 참가자 명단 1부.  끝.

‘끝.’은 붙임이 있느냐에 따라 위치가 달라집니다

첨부물이 없다면 본문 내용의 마지막 글자에서 한 글자, 즉 2타를 띄운 뒤 ‘끝.’을 표시합니다. 반대로 붙임이 있다면 본문 내용 뒤에서 먼저 문서를 끝내지 않고, 붙임 표시가 모두 끝난 뒤 마지막 붙임 항목에서 ‘끝.’을 표시합니다.

붙임 없음
위와 같이 안내드립니다.  끝.

붙임 있음
붙임  교육 안내문 1부.  끝.

오른쪽 끝까지 글자가 찼다면 다음 줄로 내립니다

마지막 글자가 문서의 오른쪽 한계선까지 차서 같은 줄에 ‘끝.’을 넣기 어렵다면 다음 줄의 왼쪽 기본선에서 한 글자, 즉 2타를 띄우고 ‘끝.’을 표시합니다. 공간을 억지로 줄여 같은 줄에 넣는 방식이 아닙니다.

표로 본문이 끝나는 문서는 예외를 확인합니다

본문이 표로 끝나는 경우에는 일반 문장과 처리 방식이 다릅니다. 표의 마지막 칸까지 작성했다면 표 아래에서 왼쪽 기본선 기준으로 한 글자를 띄우고 ‘끝.’을 표시합니다. 반면 표의 중간에서 내용이 끝나 빈 칸이 남는 경우에는 ‘끝.’ 대신 마지막으로 작성한 칸의 다음 칸에 ‘이하 빈칸’이라고 표시합니다.

자주 틀리는 형태를 고쳐보면

실무에서는 마지막으로 ‘본문에 적은 붙임 수와 실제 첨부파일 수가 같은가 → 파일명과 붙임 명칭이 맞는가 → 끝 표시가 가장 마지막에 있는가’를 차례로 확인하면 누락을 줄일 수 있습니다.